Comment être plus productif? Voilà une question que presque tous les entrepreneurs, du moins ceux que je connais, se posent. J’ai moi-même sérieusement étudié cette question à plusieurs reprises et j’ai enfin trouvé une piste de solution que j’aimerais partager avec vous aujourd’hui.
En fait, nous avons tous nos méthodes routinières et bien rodées reliées à différentes tâches telles que le classement et la gestion des priorités pour n’en nommer que quelques-unes. Après avoir lu The Ultimate Sales Machine dans lequel l’auteur propose 6 étapes pour être plus productif, j’ai décidé de les mettre en application. En toute honnêteté, j’ai été surpris de voir à quel point j’avais réussi à travailler ma ‘’To Do List’’ à la place des autres. Voici donc ces 6 étapes :
Étape 1 : Touchez aux choses qu’une seule fois
Lorsque vous recevez un courriel, vous avez 4 options : le lire, y répondre, le classer ou ne pas l’ouvrir du tout. J’avais souvent la fâcheuse habitude de l’ouvrir, d’en lire quelques lignes et de le refermer pour le remettre à plus tard. Quand je l’ouvrais à nouveau, je recommençais du début et le reclassais parfois sans même le traiter. Imaginez le temps fou que je perdais! Pour couronner le tout, je n’avais rien fait de concret à ce stade-là pour faire avancer le dossier en question.
Même chose avec le courrier. Je le mettais sur le coin de la table, j’y pensais, je l’ouvrais parfois, je le rangeais ailleurs, je relisais la lettre. Bref, encore du temps perdu. Touchez aux choses qu’une seule fois!
Étape 2 : Faites une liste
Ceci faisait déjà partie de mes habitudes. J’ai normalement à portée de la main les choses importantes que je dois faire. Tous les matins, je prends des éléments de cette liste et les mets sur une liste de tâches à accomplir dans la journée.
Donc, sur une base quotidienne, je trie ma liste de choses à faire pour ne retenir que les éléments que je considère prioritaires pour la journée. Cette liste vous aidera également à être organisé et en mode proactif plutôt qu’en mode non réactif.
Étape 3 : Planifiez combien de temps vous allouerez à chaque tâche
Ceci fut un gros défi pour moi. Même avec ma liste, je n’allouais jamais un temps précis à chacune des tâches. Résultat : je ne réalisais jamais tous les points sur ma liste, car je passais trop de temps sur une même chose.
Sachez que cette expérience sert de guide. Dans mon travail, certaines de mes tâches sont plus créatives que d’autres (plans stratégiques, rédaction de contenu, etc.). Quand la créativité est au service, c’est parfois mieux de continuer et d’en finir.
Cependant, faire l’exercice d’estimer le temps pour chaque tâche permet de demeurer réaliste. L’auteur recommande de planifier un maximum de 6 heures par jour afin de laisser place aux imprévus. De plus, lorsqu’une tâche ou un projet nécessite plusieurs heures, inscrivez seulement le nombre d’heures que vous y allouerez la journée même.
Étape 4 : Planifiez votre journée
Comme je l’ai déjà mentionné, c’est important d’avoir une liste pour la journée. L’une des dernières étapes, c’est d’intégrer ces tâches et les temps alloués directement dans votre agenda. Ainsi, vous saurez quoi faire de telle heure à telle heure.
Intégrez des plages horaires libres si possible pour répondre aux urgences, ce qui vous permettra d’avoir une vue d’ensemble claire de votre journée.
Étape 5 : Priorisez
Bien entendu, vous ne pourrez certainement pas intégrer toute votre liste de tâches dans une journée, c’est pourquoi il vous faut prioriser.
Par exemple, une personne qui travaille seule dans son entreprise devrait passer en moyenne 2,5 heures par jour à prospecter. Ces plages de prospection s’avèrent essentielles pour la croissance à court, moyen et long termes.
Si vous avez des employés, c’est encore plus important d’être productif et d’appliquer ces règles. Comment pouvez-vous demander à vos employés d’être plus productifs si vous ne préconisez pas vous-même ces méthodes? Vous pourriez demander la liste quotidienne des tâches priorisées par l’employé. Cette discipline deviendra rapidement un réflexe de gestion de la part de l’employé tout au profit de votre entreprise.
Étape 6 : Répondez aux nécessités
Des études démontrent que 80 % des informations classées ne sont jamais consultées plus d’une fois. Donc, posez-vous la question : est-ce vraiment nécessaire? En plus de libérer du temps pour les tâches essentielles, vous éviterez de perdre du temps sur des tâches qui ont peu d’impact sur votre entreprise.
J’espère que ces conseils vous aideront à mieux gérer votre temps et à être plus productif. N’hésitez pas à commenter ce billet en utilisant le formulaire ci-dessous pour me partager comment vous avez introduit ces méthodes dans votre entreprise.
